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Categoria: Help

Parametri della scuola

Per abilitare e disabilitare i vari parametri della scuola è necessario accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare Scuola –> Parametri della scuola

Si aprirà una pagina nella quale saranno visualizzati, suddivisi per modulo, tutti i parametri della scuola.

Per ogni modulo sono disponibili i relativi parametri di configurazione. Accanto a ciascun parametro è presente un’icona con il punto di domanda (?) che, al passaggio del mouse, mostra una breve spiegazione della relativa funzione.

Le modifiche vengono salvate automaticamente: è sufficiente abilitare o disabilitare il parametro desiderato, senza dover effettuare un salvataggio manuale.

I parametri della scuola sono impostazioni delicate che possono influire sul funzionamento delle diverse funzionalità. In caso di dubbi, prima di modificare un parametro, vi invitiamo a contattarci all’indirizzo help@inbuonemaniapp.it saremo lieti di fornirvi tutte le informazioni necessarie

Come creare un questionario o un sondaggio

Per gestire i questionari e i sondaggi è necessario accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare Questionari

Si aprirà una pagina nella quale sarà possibile visualizzare l’elenco dei questionari/sondaggi inseriti.

Il filtro Tipoo consente di visualizzare i questionari/sondaggi in base alla loro tipologia:

  • Qualsiasi
  • Sondaggio
  • Questionario

Il filtro Destinatario consente di visualizzare i questionari/sondaggi in base al destinatario:

  • Qualsiasi
  • Tutta la scuola
  • Sezione specifica

È inoltre possibile filtrare in base al periodo di riferimento, scegliendo tra:

  • Anno scolastico corrente
  • Ultimi 30 giorni
  • Periodo personalizzato
  • Tutti 

Nella griglia che contiene l’elenco dei sondaggi/questionari sono disponibili i seguenti tasti funzione:

Funzioni disponibili

Modifica 
Cliccando sull’icona Modifica è possibile modificare i dati del sondaggio/questionario.

Duplica
Cliccando sull’icona Duplica è possibile duplicare  il sondaggio/questionario modificando poi i dati.

Elimina
Cliccando sull’icona Elimina è possibile eliminare  il sondaggio/questionario.

Risultati
Cliccando sull’icona Risultati è generare il report del sondaggio.

Compilazioni
Cliccando sull’icona Compilazioni è possibile visualizzare le risposte del sondaggio/questionario.

Invia promemoria
Cliccando sull’icona Invia promemoria è possibile inviare un promemoria ai destinatari del sondaggio/questionario, invitandoli a completare la compilazione o a fornire la propria risposta.

Inserimento di un nuovo sondaggio/questionario

Cliccando sul tasto Nuovo è possibile inserire un nuovo sondaggio/questionario.

Nella maschera di dettaglio è necessario inserire i seguenti dati:

  • Tipo: Indicare se si tratta di un sondaggio o di un questionario;
  • Titolo: Titolo del sondaggio/questionario;
  • Descrizione: Descrizione del sondaggio/questionario;
  • Data di chiusura: se impostata, il sondaggio/questionario sarà compilabile fino alla data indicata;
  • I risultati sono visibili alle famiglie: se impostato i familiari (genitori) potranno visualizzare i risultati. Questa opzione è valida solo per i questionari;
  • Consenti ricompilazione: se impostato i familiari (genitori) potranno ricompilare il questionario aggiornando le risposte fino alla data di chiusura;
  • Destinatario: Indicare il destinatario del questionario/sondaggio:
    • Scuola –  sarà visibile a tutta la scuola;
    • Sezione – sarà visibile a tutta la sezione;
  • Domande: Cliccando il tasto aggiungi sarà possibile aggiungere le domande:
    • Le domande potranno essere:
      • di tipo Obbligatorio;
      • a risposta libera;
      • a scelta tra un set di opzioni.

Le risposte ai questionari sono nominali e possono essere visualizzate dalla scuola, che può quindi sapere chi ha fornito ciascuna risposta. Le risposte ai sondaggi sono invece anonime: la scuola può visualizzare i risultati, ma non può sapere chi ha fornito le singole risposte. I risultati statistici dei sondaggi possono inoltre essere resi visibili alle famiglie.

Foto e video del diario

Per gestire l’elenco delle foto e dei video del diario è necessario accedere alla console di servizio per i famigliari.

Clicca qui per accedere

Una volta effettuato l’accesso, selezionare la voce di menu Foto e Video

Si aprirà una pagina con l’elenco delle foto e dei video caricati nel mese corrente.

Per ricercare le foto e i video sono disponibili diversi filtri:

  • Seleziona il mese di riferimento;

Nella griglia che contiene l’elenco delle foto e dei video sono disponibili i seguenti tasti funzione:

Funzioni disponibili

Visualizza
Cliccando sull’icona Visualizza è possibile visualizzare la foto o il video

È possibile utilizzare il pulsante Scarica il file ZIP per esportare tutte le foto del diario della sezione in un’unica cartella compressa.

Le foto e i video dei bambini vengono caricati dagli educatori tramite l’App e rimangono disponibili per 6 mesi dalla data di caricamento, dopodiché vengono eliminati automaticamente.

Come gestire le persone delegate al ritiro dei bambini

Per gestire le persone delegate al ritiro dei bambini è necessario abilitare la funzione nei parametri della scuola.

Una volta abilitata è possibile accedere alla sezione deleghe della console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare Deleghe → Deleghe

Si aprirà una pagina nella quale, selezionando il bambino, sarà possibile visualizzare l’elenco delle persone delegate al ritiro.

Il filtro Stato della delega consente di visualizzare le deleghe in base al loro stato:

  • Attiva
  • In attesa di conferma
  • Revocata
  • Con documento scaduto

Nella griglia che contiene l’elenco delle persone delegate sono disponibili i seguenti tasti funzione per la gestione delle deleghe:

Funzioni disponibili

Modifica 
Cliccando sull’icona Modifica è possibile modificare i dati della delega.

Richiedi conferma
Cliccando sull’icona Richiedi conferma, la delega passerà dallo stato Attiva allo stato In attesa di conferma.
I familiari riceveranno una notifica sull’App e dovranno confermare la delega affinché torni nello stato Attiva. Le deleghe possono essere confermate anche dalle educatrici tramite App.

Revoca
Cliccando sull’icona Revoca, la delega verrà disattivata e passerà allo stato Revocata. Le deleghe possono essere revocate anche dalle educatrici o dai famigliari tramite App.

Visualizza
Cliccando sull’icona Visualizza è possibile visualizzare il documento allegato alla delega.

Inserimento di una nuova delega

Cliccando sul tasto Nuovo è possibile inserire una nuova persona
delegata al ritiro del bambino.

Nella maschera di dettaglio è necessario inserire i seguenti dati:

  • Nome: nome della persona delegata.
  • Cognome: cognome della persona delegata.
  • Ruolo: ruolo della persona delegata, selezionabile dal menu a tendina.
  • Numero del documento d’identità: numero del documento d’identità
    della persona delegata.
  • Data di scadenza del documento: data di scadenza del documento
    d’identità della persona delegata.
  • Data di revoca: data entro la quale tutte le deleghe precedentemente inserite verranno invalidate. La data viene impostata per tutte le deleghe nei Parametri della scuola.
  • Allegati: allegare, nelle apposite sezioni, il
    fronte e il retro del documento d’identità della persona delegata.
    Sono accettati file in formato PDF o immagine.

Per permettere l’inserimento delle deleghe alla famiglia, la scuola deve attivare l’apposita opzione nei parametri della scuola.

I genitori possono gestire in autonomia l’inserimento delle persone delegate al ritiro del bambino dalla App e attraverso la console di servizio dei famigliari 

Come creare una sezione ausiliaria (pre-scuola dopo-scuola)

Per creare una sezione ausiliari (pre-scuola, post-scuola o dopo scuola) è necessario accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare sezioni –> sezioni

Si aprirà una pagina con l’elenco delle sezioni già inserite. Nell’elenco saranno presenti anche le sezioni “normali”. Cliccando il tasto “Nuovo” sarà possibile inserire una nuova sezione. Cliccando l’icona a forma di matita in corrispondenza della sezione, sarà possibile modificare i dati.

I campi richiesti per l’inserimento sono:

  • Nome: Inserire il nome della sezione
  • Orario previsto di uscita: L’orario previsto di uscita, se impostato, permette di calcolare eventuali ritardi. L’orario effettivo di uscita viene registrato e storicizzato giorno per giorno. Se un bambino ha un orario di uscita personalizzato, questo avrà priorità rispetto a quello della sezione; in caso di associazione a più sezioni, verrà considerato l’orario maggiore. I ritardi di uscita saranno visibili sia nel report presenze sia nel cartellino personale del bambino.
  • Appello della mattina: Con switch attivo il sistema ricorderà alle educatrici di fare l’appello della mattina all’orario prestabilito
  • Appello del pomeriggio: Con switch attivo il sistema ricorderà alle educatrici di fare l’appello del pomeriggio all’orario prestabilitonserire il sesso dell’educatore
  • Appello d’uscita: Con switch attivo il sistema ricorderà alle educatrici di fare l’appello d’uscita all’orario prestabilito
  • Avatar: Dalla App iOS e Android è possibile caricare un avatar della sezione
  • Sezione ausiliaria: attivare il flag e indicare che  la sezione è di tipo ausiliario. Le sezioni ausiliarie permettono un ulteriore raggruppamento dei bambini rispetto alle sezioni standard e possono essere utilizzate per la gestione di classi come il pre-scuola o il post-scuola o dopo-scuola.

Le sezioni ausiliarie funzionano come le sezioni standard sotto tutti gli aspetti, ad eccezione della funzione di anti-abbandono. I bambini già presenti nelle sezioni ordinarie possono inoltre essere associati anche alle sezioni ausiliarie.

Come attivare l’autenticazione a due fattori (MFA) per gli educatori

Per attivare l’autenticazione a due fattori (MFA) per un account di tipo Educatore è necessari accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare Educatori –> Educatori 

Si aprirà una pagina con l’elenco degli utenti di tipo educatore inseriti, dove sarà possibile gestire la password e la sicurezza per l’utente selezionato. 

Nella griglia con l’elenco degli utenti sono disponibili i seguenti tasti funzione:

 

Modifica educatore – Gestione password e sicurezza 

Cliccando l’icona “Gestione password e sicurezza” sarà possibile modificare la password dell’utente e attivare l’autenticazione a due fattori (MFA)

Nella sezione Autenticazione a due fattori (MFA) è possibile abilitare questa funzionalità di sicurezza. L’autenticazione a due fattori può essere effettuata tramite:

  • Autenticazione a due fattori via app di autenticazione (TOTP): Abilitando questa opzione è necessario cliccare sul pulsante Configura TOTP per completare la configurazione. Dopo aver cliccato il pulsante, verrà visualizzato un QR code che dovrà essere scansionato con un’app di autenticazione, come Google Authenticator, Microsoft Authenticator o applicazioni simili. L’app genererà quindi un codice temporaneo di accesso (OTP) da utilizzare durante la procedura di login.

    In qualsiasi momento è possibile rimuovere la configurazione associata al dispositivo cliccando su Elimina configurazione TOTP. In questo modo la configurazione verrà annullata e potrà essere effettuata nuovamente, se necessario, ripetendo la procedura di configurazione.

Come attivare l’autenticazione a due fattori (MFA) per la segreteria

Per attivare l’autenticazione a due fattori (MFA) per un account di tipo Segreteria è necessari accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare Utenti segreteria 

Si aprirà una pagina con l’elenco degli utenti di tipo segreteria inseriti, dove sarà possibile gestire la password e la sicurezza per l’utente selezionato. 

Nella griglia con l’elenco degli utenti sono disponibili i seguenti tasti funzione:

Modifica utente – Gestione password e sicurezza – Elimina utente 

Cliccando l’icona “Gestione password e sicurezza” sarà possibile modificare la password dell’utente e attivare l’autenticazione a due fattori (MFA)

Nella sezione Autenticazione a due fattori (MFA) è possibile abilitare questa funzionalità di sicurezza. L’autenticazione a due fattori può essere effettuata tramite:

  • Autenticazione a due fattori via email: Abilitando questa opzione l’utente riceve all’indirizzo email associato all’account un codice temporaneo (OTP) da inserire durante l’accesso.

  • Autenticazione a due fattori via app di autenticazione (TOTP): Abilitando questa opzione è necessario cliccare sul pulsante Configura TOTP per completare la configurazione. Dopo aver cliccato il pulsante, verrà visualizzato un QR code che dovrà essere scansionato con un’app di autenticazione, come Google Authenticator, Microsoft Authenticator o applicazioni simili. L’app genererà quindi un codice temporaneo di accesso (OTP) da utilizzare durante la procedura di login.

    In qualsiasi momento è possibile rimuovere la configurazione associata al dispositivo cliccando su Elimina configurazione TOTP. In questo modo la configurazione verrà annullata e potrà essere effettuata nuovamente, se necessario, ripetendo la procedura di configurazione.

Se entrambe le modalità sono configurate, l’autenticazione tramite app ha la priorità rispetto a quella via email. In ogni caso, durante il processo di login è sempre possibile richiedere l’invio del codice OTP tramite email.

Come inserire un’assenza pianificata o un day-off

Per inserire un’assenza pianificata o un giorno di Day-off, per Day-off si intende un giorno della settimana dove il bimbo non frequenta da contratto, è necessario accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare Bambini –> Gestione Assenze

Per iniziare, seleziona un bambino dal menù a tendina. Dopo la scelta, imposta l’azione su click per aggiungere o rimuovere i giorni di assenza pianificata o i giorni di Day-off.

Nella maschera sono presenti inoltre le seguenti funzionalità:

  • Imposta per tutti i giorni del mese: cliccare sul pulsante di un giorno, ad esempio lunedì, per impostare l’intero mese: tutti i lunedì del mese saranno impostati con quel tipo di assenza.

Una volta selezionate le impostazioni, cliccare sulle date del calendario per inserire o rimuovere un assenza pianificata o un day-off.

Se si desidera inserire un giustificativo per l’assenza (nota), è possibile attivare la relativa funzionalità nei parametri della scuola. Una volta attivata, il sistema richiederà sempre l’inserimento del giustificativo, anche alle famiglie, ogni volta che verrà registrata un’assenza giustificata.

Dal menu configurazione selezionare Scuola –> Paramentri della scuola

I giorni di day-off non verrano conteggiati come assenze nella reportistica

Come esportare le attività del diario

Per esportare le attività del diario, è necessario accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare Diario –> Attività

Si aprirà una pagina dove sarà possibile selezionare il mese di riferimento, il tipo di diario, il bambino o la sezione di riferimento.  Dopo aver impostato i filtri, verrà visualizzata una griglia con le attività svolte. È possibile eliminare un’attività utilizzando il tasto “Elimina”.

Cliccando il tasto ‘Genera report PDF’ è possibile creare il report delle attività in formato PDF, mentre i tasti ‘CSV’ ed ‘Excel’ consentono di esportarle nei rispettivi formati

Come creare un evento

Per creare un evento è necessario accedere alla console web di amministrazione.

Per prima cosa, dal menu selezionare eventi 

Si aprirà una pagina con l’elenco degli eventi inseriti, dove sarà possibile filtrare per data e destinatario.

Nella griglia con l’elenco degli eventi sono disponibili i seguenti tasti funzione:

Modifica evento – Elimina evento – Elenco partecipanti evento – Invia promemoria evento 

Cliccando il tasto “Nuovo” sarà possibile inserire una nuovo evento.

I campi richiesti per l’inserimento sono:

  • Nome: Titolo dell’evento
  • Descrizione: Descrizione dell’evento
  • Data: Data inizio dell’evento
  • Ora inizio: Ora inizio dell’evento
  • Ora fine: Ora fine dell’evento
  • Locandina: Locandina in formato PDF o Immagine allegata all’evento
  • Link esterno: Link esterno dell’evento
  • Abilitato: L’abilitazione consente la visualizzazione dell’evento nell’App
  • Destinatario: Destinatario dell’evento (tutta la Scuola, sezione specifica oppure bambino specifico)
  • Tipo di capienza: Impostazione del tipo di capienza che può essere senza limiti di partecipanti, con posti limitati o con suddivisione in slot orari
  • Richiedi prenotazione: Con il flag abilitato ai familiari sarò richiesto di prenotare la loro partecipazione
  • Richiedi prenotazione: Con il flag abilitato ai familiari sarò richiesto di inserire il numero di partecipanti all’evento

Le famiglie potranno visualizzare l’evento nelle App e confermare la loro eventuale presenza